Bolagsstyrning

Legal struktur

ScandBook-koncernen består av moderbolaget ScandBook Holding AB samt de rörelsedrivande dotterbolagen ScandBook AB (100%) och ScandBook UAB i Litauen (99,97%). Moderbolaget har två anställda. ScandBooks bolagsorgan består av bolagsstämman, styrelsen, verkställande direktören och revisorerna. Vid årsstämman utser aktieägarna styrelse och revisorer. Styrelsen tillsätter verkställande direktören. Revisorerna granskar årsredovisningen samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Valberedningen har bland annat till uppgift att föreslå styrelseledamöter och revisor för val vid bolagsstämman.

Bolagsstämman

Bolagsstämman är ScandBooks högsta beslutande organ. Vid den ordinarie bolagsstämman som hålls inom sex månader efter räkenskapsårets utgång (årsstämman) fastställs resultat- och balansräkningar, beslutas om utdelning, väljs styrelse och i förekommande fall revisorer och fastställs deras arvode, behandlas andra lagstadgade ärenden samt fattas beslut rörande förslag från styrelsen och aktieägare.

Valberedningen

Valberedningens uppgift är att inför årsstämman lämna förslag avseende bland annat ordföranden och övriga ledamöter i styrelsen, styrelsearvoden samt i förekommande fall, revisorer. Vid årsstämman 2017 beslutades att valberedningen inför årsstämman 2018 skall utgöras av representanter för de tre röstmässigt största aktieägarna (ägargrupperade), baserat på ägaruppgifter i enlighet med Euroclear Sweden AB:s register per 31 augusti 2017, samt styrelsens ordförande. Sammansättningen av valberedningen skall offentliggöras så snart den är utsedd, dock senast sex månader före årsstämman 2017. ScandBook betalar inte någon ersättning till valberedningens ledamöter. Inför årsstämman 2017 är sammansättningen följande: Håvard Grjotheim, ordförande och kontaktperson, styrelsens ordförande. Carina Heilborn, representant för PG Gyllenhammar AB, telefon: 08 – 120 510 12. Pär Nilsson, telefon: 070-677 47 44 . Valberedningen kan nås även via  ScandBook Holding AB, Att: Valberedningen, Box 734, 791 29 FALUN.

Styrelsens uppgifter och arbete

Styrelsen är ScandBooks högsta förvaltande organ och ytterst ansvarig för Bolagets organisation och förvaltningen av Bolagets angelägenheter. Styrelsens ledamöter väljs av bolagsstämman för ett år i taget. Styrelsens arbete regleras av en av styrelsen fastställd arbetsordning. Styrelsen har även beslutat om instruktioner till den verkställande direktören och om instruktioner rörande den ekonomiska rapporteringen till styrelsen. ScandBooks bolagsstämmovalda styrelseledamöter är Håvard Grjotheim (ordförande) (utsedd av styrelsen), Odd Rune Austgulen, Carina Heilborn, Dag Klackenberg, Pär Nilsson och Jon Østbø. Arbetstagarrepresentanter i styrelsen är Hans Borbos (ledamot) och Nicklas Einarsson (ledamot).

Kommittéer för revisions- och ersättningsfrågor

Styrelsen har inte inrättat någon revisions-eller ersättningskommitté då frågor som normalt behandlas av sådana kommittéer, med beaktande av Bolagets storlek och verksamhetens omfattning, är av sådan betydelse att de bör beredas och beslutas av styrelsen i sin helhet och att detta kan ske utan olägenhet. Bolagets revisor rapporterar således till hela styrelsen om sina iakttagelser från granskningen av bokslut och sin bedömning av Bolagets interna kontroll.

Verkställande direktören

Den verkställande direktören ansvarar för den löpande förvaltningen och den dagliga driften av Bolaget enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. Arbetsfördelningen mellan styrelsen och verkställande direktören har fastlagts i av styrelsen beslutade skriftliga instruktioner. Håvard Grjotheim är ScandBooks verkställande direktör.

Riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare

Vid årsstämma i ScandBook 2017 beslutades om riktlinjer för bestämmande av lön och annan ersättning till den verkställande direktören och övriga ledande befattningshavare med i huvudsak följande innehåll. Ersättning till ledande befattningshavare kan utgöras av fast lön, rörlig lön och övriga förmåner samt pension. Den sammanlagda ersättningen skall vara marknadsmässig och konkurrenskraftig samt stå i relation till befattning, prestation, ansvar och befogenheter. Den rörliga lönen skall utgöras av resultatbaserad ersättning och baseras på i förhand uppsatta och väl definierade mål. Den rörliga lönen skall vara maximerad och aldrig överstiga den fasta lönen. Den skall inte heller vara pensionsgrundande om detta inte godkänts av styrelsen. Uppsägningslön och avgångsvederlag skall sammantaget inte överstiga 12 månader för befattningshavarna. Anställningsavtal bör inte innehålla villkor om avgångsvederlag, såvida detta inte godkänts av styrelsen. Pensionsförmåner skall vara antingen förmåns- eller avgiftsbestämda eller en kombination därav. Utöver ovan angiven ersättning kan tillkomma från tid till annan beslutade aktie- eller aktiekursrelaterade incitamentsprogram.

Revisorer

Vid bolagsstämma i ScandBook 2017 utsågs Ernst & Young AB, med Gunilla Andersson som huvudansvarig revisor, till revisor i Bolaget till utgången av årsstämman 2017. Svensk kod för bolagsstyrning (”Koden”) skall tillämpas av alla svenska bolag, vars aktier är upptagna till handel på en svensk reglerad marknad. ScandBook, vars aktier handlas på First North (som inte är en reglerad marknad), omfattas följaktligen inte av detta krav och tillämpar därför för närvarande inte Koden. ScandBooks styrelse kommer dock att hålla sig underrättad om den praxis som skapas och avser att tillämpa koden i de stycken den kan anses vara relevant för Bolaget och dess aktieägare.